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…渡辺コンサルの独り言…

(2015年5月23日付)

〜マネジメントシステム(MS)を使いこなす、とは? 第1回〜

皆様、こんにちは、如何お過ごしでしょうか?
さて、この “渡辺コンサルの独り言” ですが、皆様のご意見や反論、感想などをお待ちしております。「そもそも独り言なのだから他人の意見は聞かない。」という事では無く、このコラムを通じて多くの方々との意見交換が出来れば良いなぁと思っております。ご意見・ご要望、反論、感想など何でも結構ですので宜しくお願い致します。

さて、今回はタイトルにもあるように、「マネジメントシステムを使いこなす、とは?」の第1回目です。トップページにもありますが、ISOを導入している企業の中で、MSを使いこなしている企業=会社経営の基礎としている企業が誠に少ないとお伝えしました。この現状に憤りを感じて研究会を立ち上げた事はお伝えした通りです。それでは私が言う「MSを使いこなす」とは、どういう事なのか、今回から少しずつその説明をしていきたいと思います。但し、あくまでも一つの考え方です。皆様のご参考になると良いのですが・・・。

例えば、不適合(製品・サービス)を考えましょう。私は、審査の席上で「不適合の発生とは企業損失の発生、信用の失墜の発生と考えて下さい。」と説明します。現場の方々に “実感” を持って頂きたいからです。

不適合の記録を見る際の着眼点は幾つかあるのですが、先ず、どういう種類の不適合(損失)が多いのか、という点です。そして、組織はその状況をどう改善しようとしているのか、この点に着目します。

不適合とは「損失の発生=利益が失われている現場」です。折角、入ってきた商売なのに売り上げる前に余計なコストが出てしまい、利益が減ってしまう、または完全に赤字になってしまう、まさにその現場です。

8.3 不適合製品の管理から8.4 データ分析に展開され、組織側はその結果をどう捉えているのかという点が重要な着眼点であると考えます。不適合件数、つまりミスやロス、そしてクレームなど全体的な “怪我の大きさ” を把握し、それをカテゴリー毎に集め、円グラフでも、帯グラフでも、パレート図法でも結構です。何らかの形で “見える化” をし、いつ、何処で、どんな損失が、どの程度(件数・金額)、何が原因で発生しているのか。また、全体でどれ位の利益が失われているのか(月間、年間)を捉える必要もあると思います。

それから年度毎の比較をした “経年変化” の把握も必要でしょう。1年間で入ってきた仕事量全体のボリューム(売上)や内容と、年度毎に発生した不適合の性質・件数・金額との相関。年度毎に変わるものと変わらないもの・・・。これらはすべて損益計算書の裏側に隠れている数字です。

因みに、不適合が減らない組織の傾向・特徴として、不適合発生に対応する組織の責任及び権限、つまり役割分担が不明瞭な場合があるようです。誰が窓口になり、誰が原因を調査し、誰が再発防止を計画・承認し、その対策を誰の責任で実施し、その対策の効果を誰が、いつ、どのように確認するのか決まっていないのです。皆さんの会社は如何ですか?

いずれにしても、不適合発生の状況を詳細に分析し、如何にして不適合=損失を減らし、損益分岐点を左にシフトさせて利益の出易い企業にしていくのか。例えば、8.5.2 原因分析と再発防止策として 9001 規格の 6.2.2 の教育の実施、手順の標準化とその見直し( 4.2.3 )さらには、6.3+7.5.1 インフラストラクチャーで機械・設備のメンテナンス、7.4.2〜3 の購買品(仕入れ・外注先)の管理等があるでしょう。また、その損失は固定費の部分(例:人件費)で発生しているのか、変動費の部分(例:材料の仕入れ)で発生しているのか?これらの “捉え” は企業経営にとって極めて需要なデータだと思いますが、如何でしょうか?これは、企業がマネジメントシステムを導入しているからこそ出来る「経営分析」と対策(8.5.3 未然防止含む)ですよね。経営者の問題意識と直結します。

さて、次回以降は不適合に関連したその他の活動、文中にも有りますが、6.2.2 や 4.2.3、そして 8.2.3 プロセスの監視及び測定、8.2.2 内部監査 5.6 マネジメントレビュー等との関連も見ていきたいと思います。乞うご期待です。


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